Una plantilla que cubre turnos, gestiona accesos, atiende incidencias y mantiene la vigilancia de una instalación necesita consignas claras y condiciones de trabajo ordenadas. Saber qué exige la NOM-035 permite a las empresas pasar de acciones aisladas a un sistema preventivo con evidencia, responsables y seguimiento.
La NOM-035-STPS-2018 establece los elementos para identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial, así como para promover un entorno organizacional favorable en los centros de trabajo de México. No es una norma diseñada para medir la productividad ni para diagnosticar clínicamente a las personas. Su propósito es detectar condiciones laborales que pueden afectar al personal y corregirlas de forma preventiva.
Para administradores de condominios, responsables de planta, corporativos, comercios o centros educativos, el cumplimiento tiene un impacto operativo directo. Una mala asignación de funciones, instrucciones contradictorias, jornadas mal gestionadas o una respuesta deficiente ante situaciones críticas pueden afectar tanto al equipo como a la continuidad de la operación.
Qué exige la NOM-035 según el tamaño del centro de trabajo
La norma aplica a todos los centros de trabajo, pero las obligaciones cambian en función del número de personas trabajadoras. El primer paso es identificar la plantilla real bajo la responsabilidad del patrón, incluidos los puestos operativos y administrativos.
Los centros de trabajo de hasta 15 personas deben contar con una política de prevención de riesgos psicosociales, adoptar medidas preventivas, identificar a quienes hayan estado expuestos a acontecimientos traumáticos severos, difundir información y conservar registros de las acciones realizadas.
Cuando la plantilla es de 16 a 50 personas, se añade la obligación de identificar y analizar los factores de riesgo psicosocial mediante los instrumentos establecidos por la norma o herramientas equivalentes que cumplan sus criterios. No basta con entregar un cuestionario: los resultados deben revisarse, interpretarse y convertirse en medidas de control cuando proceda.
En centros de trabajo con más de 50 personas, además de lo anterior, se debe evaluar el entorno organizacional favorable. Esto implica revisar aspectos como el sentido de pertenencia, la adecuada definición de responsabilidades, la comunicación, la distribución de cargas y el reconocimiento del desempeño.
La obligación corresponde al patrón. Sin embargo, cuando conviven equipos propios y personal de proveedores especializados en una misma instalación, la coordinación resulta decisiva. Cada empresa debe atender a su propia plantilla, pero las condiciones del lugar, los accesos, los turnos, los protocolos de emergencia y la comunicación entre mandos deben funcionar de manera coherente.
Factores que deben identificarse y prevenirse
La NOM-035 no presupone que todo desacuerdo o toda carga de trabajo sea un riesgo psicosocial. Exige analizar las condiciones de forma objetiva y atender aquellas que, por su intensidad, frecuencia o falta de control, puedan perjudicar a las personas trabajadoras.
Entre los factores que requieren atención se encuentran las cargas de trabajo excesivas, jornadas que exceden lo previsto por la legislación aplicable, falta de control sobre las tareas, exigencias contradictorias, liderazgo negativo, violencia laboral y relaciones laborales deterioradas. También contempla la interferencia entre el trabajo y la vida familiar, así como la falta de reconocimiento o de sentido de pertenencia.
En operaciones de vigilancia presencial, estos aspectos se traducen en situaciones concretas: consignas ambiguas en una caseta, relevos incompletos, cambios de turno sin comunicación, instrucciones distintas entre administración y supervisión, ausencia de protocolo ante visitantes conflictivos o sobrecarga de tareas de control sin medios adecuados. Identificarlas no significa debilitar la disciplina. Al contrario, permite sostenerla con procedimientos claros y personal correctamente informado.
Un acontecimiento traumático severo merece un tratamiento específico. Puede tratarse de una situación que haya puesto en peligro la integridad física de la persona o de terceros, o que haya implicado presenciar hechos de especial gravedad. La empresa debe contar con un mecanismo para identificar estos casos, canalizar la atención que corresponda y evitar que el trabajador quede sin apoyo ni seguimiento.
La política preventiva debe convertirse en operación
Una política de prevención no debe quedarse en un documento firmado y archivado. Debe expresar el compromiso de prevenir los factores de riesgo psicosocial, prevenir la violencia laboral y promover un entorno organizacional favorable. Además, tiene que comunicarse a toda la plantilla en un lenguaje comprensible.
Su utilidad se demuestra cuando cada nivel conoce qué debe hacer. La dirección asigna recursos y responsables; los mandos coordinan cargas, horarios y comunicación; y el personal conoce los canales para reportar incidencias sin represalias. La prevención funciona mejor cuando está integrada en la rutina operativa, no cuando se activa únicamente ante una inspección.
Por ejemplo, una instalación con alto flujo de proveedores puede establecer criterios de acceso, protocolos de revisión de mercancías, responsables para incidencias y comunicación inmediata con la administración. Esta organización reduce improvisaciones, evita que un solo puesto absorba tareas incompatibles y facilita una respuesta ordenada ante situaciones de tensión.
También conviene revisar si las consignas corresponden al servicio contratado. Pedir a una misma persona que controle entradas, opere CCTV, reciba paquetería, supervise estacionamientos y atienda emergencias sin priorización puede generar fallos operativos. La medida adecuada dependerá del riesgo y de la instalación: redistribuir funciones, ajustar horarios, reforzar supervisión o mejorar los medios de comunicación pueden ser alternativas válidas.
Evidencia documental: lo que una empresa debe poder acreditar
El cumplimiento de la NOM-035 requiere registros. La documentación debe permitir acreditar que se difundió la política, que se informó al personal sobre riesgos y mecanismos de reporte, que se aplicaron las evaluaciones exigibles y que se implementaron medidas de prevención o control.
No existe un único formato obligatorio para todos los centros de trabajo. Lo relevante es que los documentos sean consistentes con el tamaño de la plantilla, la actividad y los resultados obtenidos. Las evidencias pueden incluir comunicaciones internas, listas de asistencia a sesiones informativas, resultados de cuestionarios, planes de acción, minutas de revisión, protocolos y constancias de medidas implantadas.
La confidencialidad es fundamental. Los resultados de las evaluaciones deben manejarse con reserva, evitando exponer a personas concretas o utilizar la información como una herramienta disciplinaria. La norma busca conocer condiciones de trabajo y prevenir daños, no etiquetar a trabajadores.
Mantener la documentación actualizada también facilita la gestión de contratos de servicios especializados. Para un cliente, contratar una empresa formal implica verificar que el proveedor cuenta con procesos laborales y operativos definidos. Para el proveedor, implica demostrar que su personal recibe instrucciones, supervisión y condiciones alineadas con la normativa aplicable.
Responsabilidades del personal y de los mandos
La prevención no recae exclusivamente en recursos humanos. Los mandos operativos tienen una responsabilidad práctica porque organizan los relevos, transmiten consignas, detectan conflictos y reciben los primeros reportes. Una instrucción clara al inicio del turno puede evitar errores que después se interpretan como falta de desempeño.
Por su parte, las personas trabajadoras deben observar las medidas de prevención, evitar prácticas contrarias al entorno organizacional favorable, reportar actos de violencia laboral y comunicar si han presenciado o sufrido un acontecimiento traumático severo. En los centros con más de 50 trabajadores, deben colaborar en la evaluación cuando les corresponda.
Esto exige canales de comunicación definidos. Un reporte puede dirigirse al supervisor, al responsable de recursos humanos o al área designada por la empresa, pero el procedimiento debe ser conocido, accesible y tratado con seriedad. La falta de seguimiento deteriora la confianza y deja sin utilidad cualquier política escrita.
Errores frecuentes al aplicar la NOM-035
El error más habitual es reducir el cumplimiento a descargar un cuestionario. La evaluación es solo una parte del proceso. Si aparecen niveles de riesgo que requieren intervención, la empresa debe analizar las causas y aplicar medidas acordes con su realidad.
También es frecuente confundir la NOM-035 con una evaluación psicológica individual. La norma no autoriza diagnósticos improvisados ni exige revelar información personal. Su enfoque está en los factores presentes en la organización y en las acciones preventivas que pueden corregirlos.
Otro riesgo es tratar a todo el personal igual sin considerar puestos y condiciones. Una oficina administrativa, un acceso vehicular, una recepción escolar y un andén industrial presentan exigencias distintas. La política puede ser común, pero las medidas operativas deben adaptarse a cada función.
En AP Seguridad Privada Alto Perfil, la disciplina de las consignas, la supervisión y la comunicación con el cliente forman parte de una prestación profesional. Para cualquier organización, la mejor evidencia de cumplimiento es que sus protocolos se entiendan y se apliquen de forma consistente en cada turno.
La NOM-035 ofrece una oportunidad práctica: revisar si las personas cuentan con instrucciones, cargas y canales de reporte adecuados para realizar su trabajo. Cuando la prevención se incorpora a la operación diaria, la empresa gana orden, trazabilidad y mayor capacidad para atender incidencias antes de que afecten a sus instalaciones o a su equipo.
